Regulamin organizacyjny Urzędu Gminy Żyrzyn

Rozdział I
Postanowienia ogólne

§ 1.

Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Żyrzyn zwany dalej Regulaminem, określa:

1) zakres działania i zadania Urzędu Gminy Żyrzyn, zwanego dalej Urzędem;
2) organizację Urzędu;
3) zasady funkcjonowania Urzędu;
4) zakres działania kierownictwa Urzędu, poszczególnych referatów i stanowisk prac w Urzędzie;
5) zakres upoważnień udzielonych pracownikom do załatwiania spraw.

§ 2.

Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

1) Gminie – należy przez to rozumieć Gminę Żyrzyn;
2) Radzie – należy przez to rozumieć Radę Gminy Żyrzyn;
3) Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Gminy Żyrzyn;
4) Wójcie, Zastępcy Wójta, Sekretarzu, Skarbniku, Kierowniku Urzędu Stanu Cywilnego, Kierowniku Referatu – należy przez to rozumieć odpowiednio: Wójta Gminy Żyrzyn, Zastępcę Wójta Gminy Żyrzyn, Sekretarza Gminy Żyrzyn, Skarbnika Gminy Żyrzyn, Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Żyrzynie oraz Kierownika Referatu w Urzędzie Gminy Żyrzyn.

§ 3.

1. Urząd jest jednostką budżetową Gminy Żyrzyn.
2. Urząd jest pracodawcą dla zatrudnionych w nim pracowników.
3. Siedzibą Urzędu jest budynek administracyjny zlokalizowany w Żyrzynie przy ulicy Powstania Styczniowego 10.

§ 4.

1. Urząd jest czynny w dniach roboczych:
1) w poniedziałki w godzinach od 800 do 1600;
2) we wtorki, środy, czwartki i piątki w godzinach od 700 do 1500.
2. Urząd Stanu Cywilnego udziela ślubów także w niedziele, święta i dni powszednie wolne od pracy w godzinach od 1000 do 1600.

Rozdział II
Zakres działania i zadania Urzędu

§ 5.

1. Urząd jest jednostką, przy pomocy której Wójt wykonuje zadania Gminy.
2. Do zakresu działania Urzędu należy zapewnienie warunków należytego wykonywania spoczywających na Gminie:
1) zadań własnych;
2) zadań zleconych;
3) zadań przyjętych, wykonywanych na podstawie porozumienia z organami administracji rządowej;
4) zadań publicznych powierzonych Gminie w drodze porozumienia międzygminnego;
5) zadań publicznych powierzonych gminie w drodze porozumienia komunalnego zawartego z powiatem, które nie zostały powierzone gminnym jednostkom organizacyjnym, związkom komunalnym lub przekazane innym podmiotom na podstawie umów.
3. Realizacja zadań zleconych, o których mowa w § 2 pkt 2 wykonywana jest przez następujące stanowiska pracy:
1) Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w ramach 0,2 etatu w zakresie realizacji zadań wynikających z ustawy o powszechnym obowiązku obrony;
2) stanowisko ds. obsługi organów gminy i działalności gospodarczej:
a) w ramach 0,6 etatu w zakresie realizacji zadań wynikających z ustawy o działalności gospodarczej,
b) w ramach 0,2 etatu w zakresie realizacji zadań wynikających z ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych, kontrole placówek handlowych, naliczanie opłat za zezwolenia),
3) stanowisko ds. rozliczania akcyzy w ramach 0,4 etatu w zakresie realizacji zadań wynikających z ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (koordynowanie działalności i obsługa organizacyjno-techniczna Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych; przygotowywanie materiałów, sprawozdań i analiz dotyczących profilaktyki i rozwiązywania problemów uzależnień na użytek Wójta, Rady Gminy i Komisji Rady; koordynowanie zadań związanych z pomocą na rzecz organizacji, instytucji i placówek oświatowych w zakresie przeciwdziałania patologiom; współpraca z jednostkami organizacyjnymi gminy i organizacjami pozarządowymi w zakresie profilaktyki patologii społecznych).

§ 6.

1. Do zadań Urzędu należy zapewnienie pomocy organom Gminy (Wójt, Rada i jej Komisje), w wykonywaniu ich zadań i kompetencji.
2. W szczególności do zadań Urzędu należy:
1) przygotowywanie materiałów niezbędnych do podejmowania uchwał, wydawania decyzji, zarządzeń, postanowień i innych aktów z zakresu administracji publicznej (np. zawierania umów, składania oświadczeń woli, zawierania porozumień) oraz podejmowania innych czynności prawnych (np. ewidencjonowanie przedsiębiorców, ludności, przyjmowanie podań, skarg i wniosków, sporządzanie protokołów, wydawanie zaświadczeń);
2) wykonywanie – na podstawie udzielonych upoważnień – czynności faktycznych wchodzących w zakres zadań Gminy;
3) zapewnienie organom Gminy możliwości przyjmowania, rozpatrywania oraz załatwiania skarg i wniosków;
4) przygotowywanie uchwalenia i wykonywania budżetu gminy oraz innych aktów organów Gminy;
5) realizacja innych obowiązków i uprawnień wynikających z przepisów prawa oraz uchwał organów Gminy;
6) zapewnienie warunków organizacyjnych do odbywania sesji Rady, posiedzeń jej komisji oraz innych organów funkcjonujących w strukturze Gminy;
7) prowadzenie zbioru przepisów gminnych dostępnego do powszechnego wglądu w siedzibie Urzędu;
8) wykonywanie prac kancelaryjnych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, a w szczególności:
a) przyjmowanie, rozdział, przekazywanie i wysyłanie korespondencji,
b) prowadzenie wewnętrznego obiegu akt,
c) prowadzenie metryk spraw – w rodzaju spraw, które nie podlegają wyłączeniu,
d) przechowywanie akt,
e) przekazywanie akt do archiwów;
9) realizacja obowiązków i uprawnień służących Urzędowi jako pracodawcy – zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa pracy.

Rozdział III
Organizacja Urzędu

§ 7.

1. Kierownictwo Urzędu stanowią:
1) Wójt Gminy, który w oznakowaniu akt używa symbolu „W”;
2) Zastępca Wójta, który w oznakowaniu akt używa symbolu „ZW”;
3) Skarbnik Gminy, który w oznakowaniu akt używa symbolu „SF”;
4) Sekretarz Gminy, który w oznakowaniu akt używa symbolu „S”;
5) Kierownicy Referatów. którzy w oznakowaniu akt używają symboli takich samych, jak referaty, którymi kierują.
2. W skład Urzędu wchodzą następujące referaty i samodzielne stanowiska pracy:
1) Referat Finansowy i Podatkowy, który w oznakowaniu akt używa symbolu „F”;
2) Urząd Stanu Cywilnego, który w oznakowaniu akt używa symbolu „USC”;
3) Referat Spraw Obywatelskich i Społecznych, który w oznakowaniu akt używa symbolu „SO”;
4) Referat Inwestycji, Gospodarki i Ochrony Środowiska, który w oznakowaniu akt używa symbolu „G”;
5) Sekretariat i stanowisko ds. organizacyjno-administracyjnych, które w oznakowaniu akt używa symbolu „Or”;
6) Stanowisko ds. obsługi organów gminy i działalności gospodarczej, które w oznakowaniu akt używa symbolu „RG”;
7) Stanowisko ds. rozliczania akcyzy, które w oznakowaniu akt używa symbolu „AK”;
8) Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych, który w oznakowaniu akt używa symbolu „I”.
3. Na czele referatów stoją kierownicy.
4. Referaty dzielą się na następujące stanowiska pracy:
1) Referat Finansowy – 5 stanowisk pracy w ramach 6 pełnych etatów, a mianowicie:
a) kierownik referatu, którym jest Skarbnik Gminy,
b) pracownik ds. księgowości budżetowej – w ramach 2 etatów, z którego 1 zajmuje się także rozliczaniem podatku VAT, czynszami i wypłatą stypendiów szkolnych,
c) pracownik ds. księgowości podatkowej,
d) pracownik ds. wymiaru podatków i opłat,
e) pracownik ds. obsługi kasy i gospodarki drukami ścisłego zarachowania.
2) Referat Spraw Społecznych i Obywatelskich – 2 stanowiska pracy w ramach pełnych 2 etatów, a mianowicie:
a) kierownik referatu, którym jest kierownik Urzędu Stanu Cywilnego, zajmujący się również sprawami ewidencji ludności, wojskowymi i obsługą informatyczną Urzędu Gminy,
b) pracownik ds. dowodów osobistych, obrony cywilnej i obsługi zespołu ds. reagowania kryzysowego,
3) Referat Inwestycji, Gospodarki i Ochrony Środowiska – 5 stanowisk pracy w ramach 6 pełnych etatów, a mianowicie:
a) kierownik referatu, którym jest Zastępca Wójta, zajmujący się utrzymaniem mienia gminnego, inwestycjami, pozyskiwaniem funduszy zewnętrznych i nadzorowaniem zadań wykonywanych w ramach inicjatyw lokalnych, a także promocją gminy oraz nadzorowaniem trenerów zatrudnionych na boisku Orlik,
b) pracownik ds. gospodarki gruntami, który zajmuje się równocześnie, sprawami wywłaszczania nieruchomości, rekultywacją gruntów, ewidencją mienia gminnego i zawieraniem umów w tym zakresie, wspólnotami gruntowymi, nadawaniem numerów porządkowych nieruchomościom (budynkom), prowadzeniem spraw związanych z nazewnictwem ulic, a także zawieraniem umów na umieszczanie reklam na gruntach i obiektach gminnych,
c) pracownik ds. ochrony środowiska, zaopatrzenia w wodę, drogownictwa i ochrony przeciwpowodziowej, który zajmuje się równocześnie inwestycjami, sprawami melioracji i gospodarki wodnej i ściekowej, prowadzenie spraw związanych z realizacją przepisów ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminie – z wyłączeniem spraw dotyczących zbiorki odpadów,
d) pracownik ds. gospodarki przestrzennej, który zajmuje się równocześnie zamówieniami publicznymi i zagadnieniami związanymi z usuwaniem azbestu,
e) pracownik ds. rolnictwa i leśnictwa, który zajmuje się równocześnie wydawaniem zezwoleń na wycinkę drzew i decyzji środowiskowych, prowadzeniem spraw ochrony przeciwpożarowej, a także współpracą z organizacjami pozarządowymi, zagadnieniami z dziedziny kultury, kultury fizycznej, zdrowia i sportu.
f) pracownik ds. poboru i rozliczeń opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi, który zajmuje się obsługą bazy podmiotów zobowiązanych do opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi, przyjmowaniem deklaracji i wydawaniem decyzji oraz prowadzeniem naliczeń i ewidencji wpłat, a także organizowaniem selektywnej zbiórki odpadów i tworzeniem baz danych i ewidencji wynikających z przepisów ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminie.

§ 8.

Strukturę organizacyjną Urzędu określa schemat organizacyjny stanowiący załącznik do regulaminu.

Rozdział IV
Zasady funkcjonowania Urzędu

§ 9.

Urząd działa według następujących zasad:

1) praworządności;
2) służebności wobec społeczności lokalnej;
3) racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym;
4) jednoosobowego kierownictwa;
5) podziału zadań pomiędzy kierownictwo Urzędu i poszczególne referaty;
6) wzajemnego współdziałania.

§ 10.

Pracownicy Urzędu w wykonywaniu swoich obowiązków i zadań Urzędu działają na podstawie i w granicach prawa i obowiązani są do ścisłego jego przestrzegania.

§ 11.

Pracownicy Urzędu w wykonywaniu zadań Urzędu i swoich obowiązków są obowiązani służyć Gminie i Państwu.

§ 12.

1. Gospodarowanie środkami rzeczowymi odbywa się w sposób racjonalny, celowy i oszczędny, z uwzględnieniem zasady szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem komunalnym.
2. Zakupy i inwestycje dokonywane są po wyborze najkorzystniejszej oferty, zgodnie z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych.

§ 13.

1. Jednoosobowe kierownictwo zasadza się na jednolitości poleceniodawstwa i służbowego podporządkowania, podziału czynności na poszczególnych pracowników oraz ich indywidualnej odpowiedzialności za wykonywanie powierzonych zadań.
2. Urzędem kieruje Wójt przy pomocy Zastępcy Wójta, Sekretarza i Skarbnika, którzy ponoszą odpowiedzialność przed Wójtem za realizację swoich zadań.
3. W czasie nieobecności Wójta, Urzędem kieruje Zastępca Wójta.
4. Kierownicy poszczególnych referatów kierują i zarządzają nimi w sposób zapewniający optymalną realizację zadań referatów i ponoszą za to odpowiedzialność przed Wójtem.
5. W czasie nieobecności kierownika referatu, pracą referatu kieruje wyznaczony przez Wójta pracownik Urzędu.
6. Kierownicy poszczególnych referatów są bezpośrednimi przełożonymi podległych im pracowników i sprawują nadzór nad nimi.

§ 14.

1. Referaty realizują zadania wynikające z przepisów prawa i Regulaminu w zakresie ich właściwości rzeczowej.
2. Referaty są zobowiązane do współdziałania z pozostałymi komórkami organizacyjnymi Urzędu, w szczególności w zakresie wymiany informacji, wzajemnych konsultacji i współpracy.

Rozdział V
Zakresy zadań Wójta, Zastępcy Wójta, Sekretarza Gminy i Skarbnika Gminy oraz obowiązki kierowników referatów

§ 15.

Do zakresu zadań Wójta należy w szczególności:

1) reprezentowanie Gminy i Urzędu na zewnątrz;
2) prowadzenie bieżących spraw Gminy;
3) realizacja budżetu gminy;
4) wykonywanie uchwał Rady Gminy;
5) przedkładanie na sesje Rady Gminy sprawozdań z wykonania uchwał;
6) udzielanie odpowiedzi na interpelacje, zapytania i wnioski radnych;
7) przedkładanie uchwał Rady Gminy – Wojewodzie i Regionalnej Izbie Obrachunkowej;
8) gospodarowanie mieniem gminnym zgodnie z jego przeznaczeniem oraz składanie w tych sprawach wniosków i propozycji Radzie Gminy;
9) wykonywanie funkcji szefa obrony cywilnej;
10) wykonywanie zadań związanych z ochroną przeciwpowodziową;
11) uczestniczenie w pracach związków i porozumień międzygminnych oraz wykonywanie zadań wynikających z tych porozumień;
12) koordynowanie działalności służb użyteczności publicznej i przedsiębiorstw komunalnych;
13) podejmowanie i inicjowanie działań w sprawach publicznych o znaczeniu lokalnym, które nie są zastrzeżone na rzecz innych podmiotów;
14) sprawowanie nadzoru nad realizacją wystąpień organów kontroli;
15) upoważnianie Zastępcy Wójta, Sekretarza Gminy, Skarbnika Gminy lub innych pracowników Urzędu do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej;
16) podejmowanie czynności w sprawach z zakresu prawa pracy;
17) wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego wobec wszystkich pracowników Urzędu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych;
18) ustalanie Regulaminu Organizacyjnego i Regulaminu Pracy Urzędu;
19) gospodarowanie funduszem płac i innymi funduszami Urzędu;
20) zapewnienie obsługi prawnej Urzędu;
21) okresowe zwoływanie narad z udziałem kierowników poszczególnych jednostek organizacyjnych w celu uzgadniania ich współdziałania i realizacji zadań;
22) rozstrzyganie sporów pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi w szczególności dotyczących podziału zadań;
23) przyjmowanie oświadczeń o stanie majątkowym od Zastępcy Wójta, Sekretarza Gminy, Skarbnika Gminy, kierowników gminnych jednostek organizacyjnych oraz pracowników samorządowych upoważnionych przez Wójta do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych;
24) wykonywanie innych zadań zastrzeżonych do kompetencji Wójta przepisami prawa oraz uchwałami Rady Gminy.

§ 15a.

1. Wójt Gminy sprawuje ogólne kierownictwo i nadzór nad realizacją zadań obronnych wykonywanych w Urzędzie Gminy oraz podległych jednostkach organizacyjnych.
2. Organizatorem i koordynatorem zadań obronnych realizowanych przez Urząd Gminy oraz podległe jednostki organizacyjne jest Kierownik Referatu Spraw Obywatelskich i Społecznych.

§ 16.

1. Zastępca Wójta podejmuje czynności Kierownika Urzędu pod nieobecność Wójta lub wynikającej z innych przyczyn niemożności pełnienia obowiązków przez Wójta.
2. Pełni funkcję kierownika Referatu Inwestycji, Gospodarki i Ochrony Środowiska.
3. Prowadzi sprawy związane z pozyskiwaniem do budżetu gminy dodatkowych środków z funduszy unijnych i innych źródeł oraz wykonaniem i rozliczaniem realizowanych projektów inwestycyjnych.
4. Organizuje, prowadzi i koordynuje działania związane z promocją gospodarczą, turystyczną i kulturalną Gminy, we współpracy z pracownikami Urzędu i kierownikami gminnych jednostek organizacyjnych oraz instytucjami z zewnątrz.
5. Opracowuje i rozpowszechnia materiały promocyjno-informacyjne o Gminie (foldery, wydawnictwa, oferty itp.).
6. Współpracuje z mediami w zakresie promocji Gminy.
7. Przygotowuje dla mediów informacje o Gminie i działaniach samorządu gminnego.
8. Wykonuje zadania związane z pomocą publiczną realizowane w ramach inicjatyw lokalnych.
9. Prowadzi sprawy związane z funduszem sołeckim (w przypadku jego utworzenia).
10. Nadzoruje pracę instruktorów zatrudnionych na boisku Orlik.
11. Przygotowuje i nadzoruje prace związane z utrzymaniem mienia i remontami budynków stanowiących własność Gminy.
12. Zastępca Wójta wykonuje inne zadania na polecenie lub z upoważnienia Wójta.

§ 17.

1. Do zadań Sekretarza należy zapewnienie sprawnego funkcjonowania Urzędu.
2. Do zadań Sekretarza należy w szczególności:
1) opracowywanie projektów zmian Statutu Gminy, Statutu Urzędu oraz Regulaminu Organizacyjnego Urzędu i Regulaminu Pracy;
2) opracowywanie projektów podziału referatów na stanowiska pracy;
3) opracowywanie w porozumieniu z kierownikami referatów zakresów czynności na stanowiska pracy;
4) nadzór nad organizacją pracy w Urzędzie oraz prowadzenie spraw związanych z doskonaleniem kadr – inicjowanie i tworzenie warunków do podnoszenia kwalifikacji pracowników samorządowych;
5) przedkładanie Wójtowi propozycji dotyczących usprawnienia pracy Urzędu;
6) wykonywanie funkcji zwierzchnika służbowego wobec pracowników bezpośrednio mu podległych;
7) koordynowanie działalności komórek organizacyjnych Urzędu oraz organizowanie ich współpracy;
8) czuwanie nad tokiem i terminowością wykonywania zadań Urzędu;
9) ogólny nadzór nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników Urzędu czynności kancelaryjnych;
10) zapewnienie zgodności wydawanych decyzji i działań Urzędu z obowiązującymi przepisami;
11) nadzorowanie i przestrzeganie stosowania instrukcji kancelaryjnej;
12) prowadzenie rejestru społecznych komitetów powoływanych do prowadzenia wspólnie z Gminą zadań inwestycyjnych oraz przygotowywanie wniosków do banku o otwarcie kont (rachunków bankowych) dla tych komitetów;
13) prowadzenie rejestru protokołów zebrań wiejskich;
14) organizowanie współdziałania z sołectwami oraz jednostkami organizacyjnymi Gminy;
15) zapewnienie skutecznego sposobu publikacji prawa miejscowego (przepisów prawa powszechnie obowiązującego), koniecznej w tym względzie dokumentacji oraz wszelkich informacji o charakterze publicznym na terenie Gminy;
16) ogłaszanie uchwał Rady Gminy, w tym uchwały budżetowej i sprawozdania z wykonania budżetu oraz przekazywanie ich do Wojewody Lubelskiego i Regionalnej Izby Obrachunkowej;
17) prowadzenie rejestru prawa miejscowego i uchwał Rady Gminy;
18) wykonywanie zarządzeń Wójta i prowadzenie rejestru zarządzeń;
19) zapewnienie przestrzegania prawa przez wszystkie komórki organizacyjne Urzędu i jego pracowników;
20) wydawanie wszelkiego rodzaju zaświadczeń i poświadczeń urzędowych;
21) sporządzanie testamentu allograficznego;
22) prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych, z wyłączeniem dyrektorów szkół i przedszkola oraz Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej w Żyrzynie (akta osobowe, plany i rozliczanie urlopów, wydawanie świadectw pracy, prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków, chorób zawodowych i udział w dochodzeniach powypadkowych, kompletowanie wniosków emerytalno-rentowych, naliczanie stażu pracy i nagród jubileuszowych);
23) organizowanie przeglądów kadrowych i ewidencjonowanie dokumentacji ocen kwalifikacyjnych pracowników Urzędu;
24) organizowanie i przeprowadzanie naboru na wolne stanowiska urzędnicze pracowników Urzędu i kierowników gminnych jednostek administracyjnych;
25) przygotowywanie i przechowywanie dokumentów dotyczących służby przygotowawczej pracowników Urzędu;
26) prowadzenie spraw związanych z badaniami okresowymi pracowników Urzędu i zwrotem części kosztów ponoszonych przez pracowników na zakup okularów korekcyjnych;
27) udzielanie urlopów i prowadzenie ewidencji urlopów i wyjść prywatnych
28) wykonywanie okresowych (kwartalnych) sprawozdań z zakresu zatrudnienia i wykorzystanych dni wolnych przez pracowników;
29) prowadzenie ewidencji wydanych delegacji służbowych;
30) koordynowanie i organizacja spraw związanych ze spisami (w tym ze spisem powszechnym);
31) pełnienie funkcji pełnomocnika do spraw wyborów – urzędnika wyborczego – zapewnianie obsługi administracyjnej Gminnej Komisji Wyborczej oraz wykonywanie zadań wyborczych na obszarze Gminy;
32) realizacja zadań wynikających z ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 133, poz. 883 ze zmianami) – pełnienie funkcji Administratora Bezpieczeństwa Informacji Urzędu;
33) pełnienie funkcji pełnomocnika informacji niejawnych (przeprowadzanie w stosunku do urzędników samorządowych, którzy mają dostęp do informacji niejawnych – informacji oznaczonych klauzulą „poufne” lub „zastrzeżone” – postępowania sprawdzającego mającego na celu ustalenie, czy osoba sprawdzana daje rękojmię zachowania tajemnicy, wydawanie lub odmowa wydania poświadczenia bezpieczeństwa osobie sprawdzanej);
34) kierowanie zespołem ds. ewakuacji (przyjęcia) ludności;
35) współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy w zakresie zatrudniania stażystów;
36) obsługa Biuletynu Informacji Publicznej;
37) współpraca z Wójtem w zakresie zarządzania ryzykiem i kontroli zarządczej;
38) przygotowywanie dla mediów informacje o Gminie i działaniach samorządu gminnego;
39) organizowanie imprez kulturalnych i konkursów na terenie Gminy (np. dożynki, konkursy kolęd, wystawy i inne imprezy plenerowe) oraz prowadzenie działań dotyczących udziału Gminy w różnego rodzaju prezentacjach, wystawach i imprezach organizowanych na szczeblu powiatu i województwa;
40) prowadzenie ewidencji instytucji kultury;
41) nadzór merytoryczny nad materiałami zamieszczanymi na stronie internetowej Urzędu Gminy;
42) sporządzanie zaproszeń, podziękowań, listów gratulacyjnych, intencyjnych;
43) opracowywanie gminnego programu współpracy z organizacjami pozarządowymi oraz gminnego programu przeciwdziałania patologiom społecznym (alkoholizmowi i narkomanii);
44) nadzór nad utrzymaniem porządku i czystości w budynku Urzędu oraz nadzorowanie pracy sprzątaczki;
45) wykonywanie innych zadań na polecenie lub z upoważnienia Wójta.

§ 18.

Do zadań Skarbnika należy:

1) wykonywanie określonych przepisami prawa obowiązków w zakresie rachunkowości i nadzór nad księgowością budżetową;
2) kierowanie pracą Referatu Finansowego i Podatkowego;
3) wykonywanie budżetu i organizowanie gospodarki finansowej Gminy;
4) kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych;
5) opracowywanie projektów uchwał Rady Gminy i zarządzeń Wójta Gminy związanych z gospodarka finansową;
6) opracowywanie okresowych analiz i sprawozdań o sytuacji finansowej Gminy oraz zgłaszanie swoich propozycji Wójtowi i Radzie Gminy;
7) opracowywanie instrukcji wewnętrznej i prowadzenie nadzoru w sprawie obiegu i kontroli dowodów księgowych;
8) sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad kasą Urzędu;
9) prowadzenie księgowości i ewidencji majątku Gminy;
10) nadzór nad sprawozdawczością finansową Gminy;
11) nadzorowanie i kontrola wykonania budżetu Gminy;
12) opiniowanie decyzji wywołujących skutki finansowe dla budżetu;
13) opracowywanie okresowych analiz i sprawozdań o sytuacji finansowej jednostek organizacyjnych i zgłaszanie swoich propozycji Wójtowi i Radzie Gminy;
14) kontrola gospodarki finansowej jednostek i zakładów budżetowych oraz sołectw;
15) wydawanie zaświadczeń finansowych;
16) współpraca z Regionalną Izbą Obrachunkową, Urzędem Skarbowym, bankiem wykonującym obsługę kasową oraz bankiem finansującym;
17) realizacja obowiązków administratora danych wynikających z ustawy o ochronie danych osobowych w zakresie dotyczącym Referatu;
18) wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz zadań wynikających z poleceń lub upoważnień Wójta.

§ 19.

1. Pracą referatów kierują ich kierownicy lub podczas ich nieobecności wyznaczeni przez Wójta pracownicy Urzędu.
2. Kierownicy odpowiedzialni są za:
1) sprawne funkcjonowanie referatu;
2) dyscyplinę pracy;
3) organizowanie zastępstw w czasie niezdolności do pracy lub urlopów pracowników referatu;
4) terminowe i zgodne z prawem załatwianie spraw należących do zakresu działania referatu;
5) prawidłowe stosowanie instrukcji kancelaryjnej, w tym za terminowe przekazywanie akt do archiwum.
3. Do obowiązków kierowników referatów należy:
1) kierowanie pracą referatu oraz nadzór nad właściwym spełnianiem obowiązków przez pracowników referatu;
2) dbałość o sumienność i wysoką jakość pracy oraz zaangażowanie w pracy podległych pracowników;
3) ustalanie w porozumieniu z Wójtem i Sekretarzem zakresu czynności, zadań i odpowiedzialności dla podległych pracowników;
4) zorganizowanie pracy referatu w taki sposób, aby zapewnić prawidłowe wykonanie zadań objętych zakresem referatu;
5) nadzór nad prawidłowym i terminowym wykonywaniem zadań i załatwianiem spraw przez pracowników referatu,;
6) nadzór nad przestrzeganiem przez pracowników przepisów prawa, w tym: przepisów o ochronie danych osobowych, informacji niejawnych i tajemnicy służbowej oraz dyscypliny pracy;
7) przestrzeganie i bieżąca realizacja zadań wynikających z ustawy o dostępie do informacji publicznej;
8) wnioskowanie w sprawach nagradzania i karania pracowników oraz dokonywanie okresowych ocen pracowników;
9) przyjmowanie i załatwianie interesantów, szczególnie w sprawach skarg i wniosków dotyczących funkcjonowania referatu;
10) obowiązkowe uczestnictwo w sesjach i posiedzeniach Komisji Rady Gminy oraz zebraniach wiejskich na polecenie Wójta lub Sekretarza Gminy;
11) realizowanie interpelacji i wniosków radnych w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty ich otrzymania;
12) współdziałanie z sołtysami i radami sołeckimi w realizacji zadań określonych przez Radę Gminy, szczególnie w zakresie realizacji inicjatyw lokalnych.

Rozdział VI
Podział zadań pomiędzy referatami i samodzielnymi stanowiskami pracy

§ 20.

Do wspólnych zadań referatów i samodzielnych stanowisk pracy należy przygotowywanie materiałów oraz podejmowanie czynności organizatorskich na potrzeby organów gminy, a w szczególności:

1) prowadzenie postępowania administracyjnego i przygotowywanie materiałów oraz projektów decyzji administracyjnych, a także wykonywanie zadań wynikających z przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji;
2) pomoc Radzie Gminy, właściwym Komisjom Rady, Wójtowi i jednostkom pomocniczym Gminy w wykonywaniu ich zadań;
3) współdziałanie ze Skarbnikiem przy opracowywaniu materiałów niezbędnych do przygotowania projektu budżetu gminy;
4) przygotowywanie sprawozdań, ocen, analiz i bieżących informacji o realizacji zadań;
5) współdziałanie z Sekretarzem w zakresie szkolenia i doskonalenia zawodowego pracowników;
6) przechowywanie akt;
7) przekazywanie akt do archiwum zakładowego;
8) stosowanie obowiązującego jednolitego rzeczowego wykazu akt;
9) stosowanie zasad dotyczących wewnętrznego obiegu akt;
10) prowadzenie metryk spraw, dla spraw które nie zostały objęte wyłączeniem;
11) prowadzenie rejestrów skarg, wniosków i listów wpływających do Urzędu;
12) prowadzenie rejestrów decyzji wieloletnich;
13) usprawnianie własnej organizacji, metod i form pracy;
14) wykonywanie zadań przekazanych do realizacji przez Wójta.

§ 21.

Do zadań Referatu Finansowego i Podatków, którego Kierownikiem jest Skarbnik Gminy (Główny Księgowy Budżetu), należy w szczególności:

1) przygotowywanie materiałów niezbędnych do uchwalenia budżetu gminy oraz podjęcia uchwały w sprawie absolutorium dla Wójta;
2) wykonywanie budżetu, prowadzenie analizy dochodów i wydatków Gminy oraz przedkładanie wniosków w przedmiocie gospodarki finansowej Wójtowi i Radzie Gminy;
3) naliczanie i pobór podatków oraz prowadzenie kontroli w tym zakresie;
4) dokonywanie kontroli gospodarki finansowej jednostek i zakładów budżetowych, sołectw oraz podmiotów gospodarczych i innych jednostek organizacyjnych podległych Radzie Gminy;
5) prowadzenie obsługi finansowo-księgowej i kasowej Urzędu;
6) prowadzenie ewidencji mienia komunalnego i udziałów oraz zmian w tym zakresie;
7) prowadzenie ksiąg rachunkowych;
8) rozliczanie inwentaryzacji;
9) dokonywanie wyceny aktywów oraz pasywów i ustalanie wyniku finansowego;
10) opracowywanie wymaganej sprawozdawczości w zakresie prowadzonych spraw;
11) dokonywanie umorzeń środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych;
12) prowadzenie spraw związanych z wymiarem i poborem podatków i opłat lokalnych, podatku rolnego i leśnego oraz innych podatków i opłat pozostających w zakresie właściwości Gminy, oraz wprowadzanie zmian stanu posiadania gruntów na podstawie zawiadomień otrzymywanych ze Starostwa Powiatowego w Puławach;
13) prowadzenie ewidencji podatników i inkasentów, a także sprawowanie nadzoru nad inkasentami;
14) gromadzenie i przechowywanie oraz badanie pod względem zgodności ze stanem prawnym i rzeczywistym deklaracji podatkowych składanych organowi podatkowemu;
15) przygotowywanie aktów administracyjnych (decyzji i postanowień dotyczących opłat i kosztów związanych z prowadzonymi postępowaniami administracyjnymi) dotyczących podatków i opłat;
16) podejmowanie czynności zmierzających do egzekucji administracyjnej świadczeń pieniężnych oraz postępowania zabezpieczającego;
17) prowadzenie ewidencji i aktualizacji tytułów wykonawczych;
18) prowadzenie windykacji należności za nieruchomości udostępnione z zasobów gminy;
19) opracowywanie wniosków w sprawie określenia wysokości stawek podatkowych i opłat;
20) wydawanie zaświadczeń o stanie majątkowym;
21) ustalanie norm zużycia paliwa dla środków transportowych;
22) przeprowadzanie remanentów stanu paliwa na koniec roku budżetowego;
23) przyznawanie i rozliczanie stypendiów socjalnych dla uczniów;
24) sporządzanie list płac i wynagrodzeń oraz prowadzenie wszelkich rozliczeń z tym związanych;
25) przygotowywanie dokumentacji księgowej do dekretacji i nanoszenia w księgi rachunkowe;
26) rozlicznie i sporządzanie sprawozdań finansowych środków znajdujących się na rachunkach bankowych Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych i sum depozytowych;
27) kompletowanie i przechowywanie obowiązującej dokumentacji wypłat zasiłków i rozliczeń ZUS;
28) obsługa finansowo-księgowa środków pozyskanych z różnych źródeł;
29) obsługa finansowo-księgowa kredytów i pożyczek zaciąganych przez Gminę;
30) uzgadnianie i potwierdzanie sald gminy z kontrahentami;
31) prowadzenie spraw związanych z pomocą publiczną oraz sporządzanie sprawozdań dotyczących pomocy publicznej i zaległości przedsiębiorców;
32) prowadzenie spraw związanych z funduszem sołeckim (w przypadku jego utworzenia) – w zakresie rozliczeń finansowych;
33) prowadzenie spraw związanych z wypłatą zwrotu podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej;
34) prowadzenie ewidencji zakupu i sprzedaży związanych z podatkiem VAT oraz wystawianie faktur dla osób fizycznych i prawnych;
35) prowadzenie rejestru umów rodzących powstanie zobowiązań finansowych;
36) współpraca z Regionalną Izbą Obrachunkową w Lublinie, Urzędem Skarbowym, ZUS i bankami;
37) przyjmowanie wpłat oraz wypłacanie należności;
38) sporządzanie raportów kasowych;
39) prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania;
40) opracowywanie i wykonywanie innych zadań wynikających z przepisów szczególnych.

§ 22.

Do zadań Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego należy prowadzenie spraw z zakresu akt stanu cywilnego i związanych z nimi spraw rodzinno-opiekuńczych, a w szczególności dotyczących:

1) rejestracji urodzeń, małżeństw oraz zgonów i innych zdarzeń mających wpływ na stan cywilny osób;
2) sporządzanie aktów stanu cywilnego i prowadzenia ksiąg stanu cywilnego;
3) sporządzanie i wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego oraz zaświadczeń;
4) przechowywanie i konserwacja ksiąg stanu cywilnego oraz akt zbiorowych;
5) przyjmowanie oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński oraz innych oświadczeń zgodnie z przepisami Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego;
6) stwierdzania legitymacji procesowej do wystąpienia do sądu w sprawach możności lub niemożności zawarcia małżeństwa;
7) wskazywania kandydata na opiekuna prawnego;
8) wykonywanie zadań wynikających z Konkordatu;
9) opracowywanie i wykonywanie innych zadań wynikających z przepisów szczególnych.

§ 23.

Do zadań Referatu Spraw Obywatelskich i Społecznych, którego Kierownikiem jest Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego należą sprawy dotyczące w szczególności:

1) prowadzenia ewidencji ludności w systemie informatycznym i przechowywanie dokumentów ewidencji (karty osobowe mieszkańców);
2) przyjmowanie zgłoszeń meldunkowych;
3) prowadzenie postępowania i wydawanie decyzji w sprawach meldunkowych;
4) wydawanie poświadczeń i zaświadczeń meldunkowych;
5) prowadzenie ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych;
6) przyjmowanie wniosków, kompletowanie niezbędnej dokumentacji do wyrobienia dowodów osobistych i ich elektroniczne przesyłanie do Centrum Personalizacji Dowodów (CPD);
7) sporządzanie wykazów dzieci dla szkół i przedszkoli;
8) udostępnianie uprawnionym podmiotom danych osobowych ze zbioru ewidencji ludności i ze zbioru wydanych i utraconych dowodów osobistych;
9) prowadzenie i bieżąca aktualizacja rejestru wyborców;
10) sporządzanie spisów wyborców;
11) prowadzenie postępowań administracyjnych w zakresie organizacji imprez masowych i zgromadzeń oraz współdziałanie w tym zakresie z Policją;
12) prowadzenie postępowań administracyjnych na przeprowadzanie zbiórek publicznych na terenie Gminy;
13) planowanie działalności w zakresie realizacji zarządzania obroną cywilną;
14) opracowywanie planów OC Gminy i planów ewakuacji ludności;
15) organizacja systemu wykrywania i alarmowania oraz wczesnego ostrzegania ludności;
16) organizacja bazy magazynowej, prowadzenie ewidencji sprzętu i wyposażenia formacji OC oraz realizacja zaopatrzenia w sprzęt i środki OC;
17) prowadzenie szkolenia formacji OC i ludności w zakresie samoobrony;
18) planowanie świadczeń osobistych i rzeczowych na rzecz sił zbrojnych, jednostek gospodarczych i własnych potrzeb oraz ich realizacja;
19) opracowywanie i aktualizacja planu zarządzania kryzysowego oraz planu operacyjnego funkcjonowania Gminy;
20) opracowanie planu akcji kurierskiej i jego aktualizacja;
21) współpraca z WKU Puławy i Starostwem Powiatowym w zakresie doręczania kart powołania do czynnej służby wojskowej i wezwań do realizacji świadczeń;
22) organizacja i przeprowadzanie kwalifikacji wojskowej;
23) prowadzenie spraw przygotowawczych do kwalifikacji wojskowej oraz związanych z tym, zadań wynikających z ustawy o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej;
24) współdziałanie z jednostkami wojskowymi w sprawie likwidacji niewybuchów;
25) orzekanie o konieczności sprawowania bezpośredniej opieki nad członkiem rodziny;
26) wydawanie decyzji w sprawach przysługujących żołnierzom i członkom ich rodzin zasiłków na utrzymanie rodziny oraz pokrywania należności mieszkaniowych i opłat eksploatacyjnych;
27) szkolenie kurierów i kurierów wykonawców w zakresie zadań wynikających z akcji kurierskiej prowadzonej przez Urząd Gminy;
28) aktualizacja planu ochrony informacji niejawnych oraz planu postępowania z dokumentami niejawnymi w razie wprowadzenia stanu nadzwyczajnego;
29) organizacja i prowadzenie kancelarii tajnej oraz ustalenie sposobu przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów niejawnych;
30) prowadzenie archiwum zakładowego w zakresie dokumentów USC;
31) koordynacja i nadzór nad sprzętem informatycznym, w tym: zlecanie napraw sprzętu komputerowego i modernizacji sieci teleinformatycznej, dokonywanie niezbędnych zakupów;
32) prowadzenie spraw związanych z bezpieczeństwem systemów teleinformatycznych, a w szczególności: opracowywanie procedur bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych (SWBS, PBE) i nadzór nad bezpieczeństwem systemu teleinformatycznego;
33) prowadzenie strony internetowej Urzędu Gminy, aktualizacja informacji i zbieranie informacji od innych pracowników Urzędu oraz ich publikacja (w tym zakresie współpraca z Sekretarzem Gminy);
34) obsługa kancelaryjna i organizacyjno-techniczna Komisji Oświaty, Kultury, Zdrowia, Sportu i Pomocy Społecznej Rady Gminy;
35) opracowywanie i wykonywanie innych zadań wynikających z przepisów szczególnych.

§ 24.

Do zadań Referatu Inwestycji, Ochrony Środowiska i Promocji Gminy, należy w szczególności:

1) kształtowanie i prowadzenie polityki przestrzennej na terenie Gminy;
2) realizowanie zadań związanych z opracowywanie studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego oraz miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego;
3) prowadzenie rejestru miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego i studium;
4) prowadzenie analizy aktualizacji miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego;
5) organizacja debat publicznych w celu prezentacji i konsultacji projektów miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego i studium z szerokim udziałem miejscowej społeczności;
6) wydawanie wypisów i wyrysów z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego;
7) wydawanie zaświadczeń i informacji o przeznaczeniu działek w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego;
8) ustalanie dla zbywców nieruchomości opłat planistycznych z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanych zmianą planu zagospodarowania;
9) wydawanie zaświadczeń o zgodności zamierzonego sposobu użytkowania obiektu budowlanego z ustalaniem miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego;
10) opiniowanie wstępnych projektów podziału nieruchomości w oparciu o miejscowy plan zagospodarowania przestrzennego
11) przygotowywanie całokształtu procesu inwestycyjnego;
12) opracowywanie zakresów rzeczowych dla poszczególnych inwestycji;
13) nadzór merytoryczny nad realizacją inwestycji;
14) opracowywanie informacji na temat przebiegu inwestycji w zakresie rzeczowym i finansowym;
15) opracowywanie informacji i sprawozdań z realizacji inwestycji ujętych w budżecie gminy;
16) prowadzenie analizy możliwości uzyskania dofinansowania inwestycji ze źródeł zewnętrznych;
17) przygotowywanie wniosków aplikacyjnych oraz innej niezbędnej dokumentacji w celu uzyskania dofinansowania inwestycji ze źródeł zewnętrznych, w tym funduszy Unii Europejskiej;
18) współpraca z innymi pracownikami Urzędu i innych jednostek gminnych w zakresie przygotowania i przeprowadzenia postępowań o udzielenie zamówień publicznych objętych ustawą – Prawo zamówień publicznych;
19) prowadzenie procedury zamówień publicznych;
20) prowadzenie rejestru zamówień publicznych;
21) zamieszczanie ogłoszeń w Biuletynie Zamówień Publicznych i dokumentacji przetargowej w Biuletynie Zamówień Publicznych Urzędu;
22) sporządzanie rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach dla Urzędu Zamówień Publicznych;
23) nadawanie numerów porządkowych nieruchomościom (budynkom);
24) prowadzenie spraw związanych z ustalaniem, zmianą i znoszeniem urzędowych nazw miejscowości;
25) aktualizacja operatów numeracji porządkowej nieruchomości po zmianach;
26) prowadzenie spraw związanych z nazewnictwem ulic;
27) przygotowywanie i prowadzenie spraw w zakresie podziałów i rozgraniczeń nieruchomości;
28) bieżący nadzór nad działalnością wspólnot gruntowych;
29) wydawanie opinii w sprawie zaliczenia drogi do odpowiedniej kategorii;
30) planowanie, budowa i modernizacja oraz remonty dróg gminnych;
31) utrzymanie w należytym stanie oraz ochrona dróg gminnych;
32) zarządzanie siecią dróg gminnych;
33) orzekanie o przywróceniu pasa drogowego drogi gminnej do stanu poprzedniego w razie jego naruszenia;
34) wydawanie zezwoleń na zajęcie pasa drogowego na czas trwania robót;
35) prowadzenie ewidencji dróg gminnych;
36) prowadzenie okresowych kontroli stanu dróg gminnych;
37) nadzór nad utrzymaniem w należytym stanie znaków drogowych na terenie Gminy;
38) budowa i utrzymanie w należytym stanie technicznym i estetycznym wiat przystankowych;
39) wydawanie zezwoleń na lokalizację w pasie drogowym dróg gminnych i wewnętrznych, obiektów nie związanych z gospodarką drogową;
40) zimowe utrzymanie dróg gminnych;
41) współpraca z zarządami dróg: powiatowych, wojewódzkich i krajowych;
42) przygotowywanie, aktualizacja i realizacja Regulaminu Utrzymania Czystości i Porządku w Gminie Żyrzyn;
43) egzekwowanie utrzymania czystości i porządku w gminie zgodnie z obowiązującym prawem miejscowym i ustawą o utrzymaniu czystości i porządku w gminie;
44) prowadzenie procedury i wydawanie decyzji na prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie odbierania odpadów komunalnych;
45) organizowanie selektywnej zbiórki w zakresie przewidzianym przepisami prawa (przygotowywanie w tym zakresie stosownych projektów uchwał, określanie i rozliczanie należności właścicielom nieruchomości z terenu gminy);
46) obsługa i aktualizacja bazy podmiotów zobowiązanych do opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi;
47) przyjmowanie, analiza i weryfikacja deklaracji składanych przez właścicieli nieruchomości (osoby fizyczne i prawne) o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi oraz ich wprowadzanie do systemu do rozliczania opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi;
48) przygotowywanie decyzji ustalających obowiązek uiszczania opłat za odbieranie odpadów;
49) prowadzenie ewidencji naliczeń i wpłat oraz monitorowanie terminów wpłat
50) egzekwowanie utrzymania czystości i porządku w gminie zgodnie z obowiązującym prawem miejscowym i ustawą o utrzymaniu czystości i porządku w gminie;
51) prowadzenie wymaganych prawem ewidencji i tworzenie baz danych wynikającym z przepisów ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminie;
52) sprawowanie nadzoru nad realizacją obowiązków właścicieli nieruchomości w zakresie utrzymania czystości i porządku;
53) prowadzenie spraw związanych z usuwaniem zwłok zwierząt padłych na drogach i terenach należących do Gminy;
54) koordynowanie akcji „Sprzątanie Świata – Polska” oraz innych akcji organizowanych w tym zakresie przez organizacje pozarządowe i mieszkańców;
55) nadzór nad eksploatacją oświetlenia dróg, ulic i placów, w tym analiza kosztów konserwacji oświetlenia i kosztów energii elektrycznej zużywanej na potrzeby oświetlenia ulicznego;
56) ewidencja „dzikich” składowisk odpadów i ich likwidacja;
57) prowadzenie spraw wynikających z obowiązku opieki nad grobami wojennymi oraz miejscami pamięci narodowej (prowadzenie ewidencji tych obiektów oraz dbałość o estetykę i porządek, sprawowanie nadzoru nad remontami);
58) koordynacja prac związanych z funkcjonowaniem lokalnego transportu zbiorowego;
59) prowadzenie spraw związanych z gospodarką odpadami niebezpiecznymi powstającymi na terenie Gminy i współdziałanie z odpowiednimi jednostkami prowadzącymi działalność w tym, zakresie;
60) przygotowywanie, realizacja i aktualizacja gminnego programu ochrony środowiska i programu gospodarowania odpadami oraz programu usuwania azbestu i wyrobów zawierających azbest;
61) prowadzenie procedur i wydawanie decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach i zgody na realizację przedsięwzięcia;
62) naliczanie opłat za gospodarcze korzystanie ze środowiska;
63) opiniowanie programów gospodarki odpadami niebezpiecznymi;
64) opiniowanie zezwoleń na prowadzenie działalności w zakresie zbierania i transportu odpadów;
65) nadzór nad zadrzewieniem oraz przygotowywanie zezwoleń na usunięcie drzew lub krzewów z terenu nieruchomości oraz ustalanie opłat za usuwanie drzew lub krzewów;
66) wymierzanie administracyjnych kar pieniężnych za usunięcie drzew lub krzewów bez stosownego zezwolenia;
67) ustanawianie, ewidencja i nadzór nad pomnikami przyrody;
68) prowadzenie spraw związanych z zagrożeniem powodziowym;
69) prowadzenie spraw obejmujących zmiany stanu wody na gruncie oraz odprowadzaniem wód i ścieków na grunty sąsiedzkie;
70) przygotowywanie zezwoleń na utrzymywanie psów rasy uznanej za agresywną;
71) współdziałanie ze służbami weterynaryjnymi w zakresie zwalczania chorób zakaźnych zwierząt;
72) nadzór i sprawowanie opieki nad bezdomnymi zwierzętami;
73) przygotowywanie opinii w sprawie wniosków o przyznanie dotacji z budżetu na pokrycie kosztów zalesienia gruntów;
74) współpraca ze Starostem Powiatowym w Puławach w związku ze sporządzaniem projektów uproszczonych planów urządzenia lasów niepaństwowych;
75) kontrolowanie gospodarki łowieckiej i współdziałanie z zarządcą obwodów łowieckich w zagospodarowaniu łowieckim obszarów Gminy;
76) prowadzenie statystyki rolnej, organizowanie i przeprowadzanie spisów rolnych i innych badań statystycznych w zakresie rolnictwa na terenie Gminy;
77) prowadzenie spraw związanych ze zwalczaniem zaraźliwych chorób roślin, zwalczaniem szkodników i chwastów;
78) prowadzenie spraw związanych ze szkodami w uprawach w związku z wystąpieniem klęsk żywiołowych;
79) opiniowanie prac geologicznych;
80) wydawanie zezwoleń na uprawę maku i konopii;
81) prowadzenie ewidencji gminnego zasobu nieruchomości oraz nieruchomości udostępnionych z gminnego zasobu;
82) prowadzenie spraw wynikających z zakresu ustawy o gospodarce nieruchomościami w odniesieniu do nieruchomości stanowiących własność Gminy (zbywanie, nabywanie, wydzierżawianie, wynajmowanie, użyczanie, sprawy związane z wieczystym użytkowaniem);
83) organizowanie przetargów dotyczących zbywania nieruchomości gruntowych;
84) prowadzenie spraw związanych z wyceną nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży lub do oddania w użytkowanie wieczyste;
85) naliczanie należności za nieruchomości udostępnione z zasobu;
86) sporządzanie wniosków wieczysto-księgowych o wpisanie prawa własności, o sprostowanie wpisów w KW prowadzonych dla nieruchomości stanowiących własność Gminy;
87) składanie wniosków do Starostwa Powiatowego w Puławach o wprowadzenie zmian w ewidencji gruntów w związku z nabywaniem lub podziałem nieruchomości;
88) podejmowanie czynności w postępowaniu sądowym w sprawach dotyczących własności lub innych praw rzeczowych na nieruchomości;
89) udział w czynnościach związanych z ustaleniem odszkodowania za grunty zajęte pod drogi gminne;
90) uczestnictwo w czynnościach na gruncie prowadzonych przez uprawnionych geodetów;
91) bieżąca aktualizacja i realizacja „Wieloletniego Programu Gospodarowania Zasobem Mieszkaniowym Gminy Żyrzyn”;
92) prowadzenie spraw związanych z wynajmem lokali mieszkalnych i innych (garaży,lokali użytkowych, piwnic);
93) prowadzenie książek obiektów komunalnych;
94) prowadzenie okresowych przeglądów stanu technicznego i estetycznego obiektów komunalnych;
95) prowadzenie spraw związanych z biblioteką (tworzenie i likwidacja, przekształcanie, łączenie, znoszenie oraz nadawanie statutu);
96) prowadzenie spraw związanych z realizacją zadań z zakresu ochrony dóbr kultury, w tym prowadzenie rejestru obiektów zabytkowych;
97) prowadzenie spraw z zakresu upowszechniania i rozwoju kultury, sportu i turystyki oraz ochrony zdrowia;
98) współpraca z organizacjami pozarządowymi i innym osobami prawnymi i fizycznymi w celu realizacji wspólnych programów;
99) realizacja programu współpracy z organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami w zakresie działalności pożytku publicznego;
100) współdziałanie ze społecznym ruchem kulturalnym i twórcami ludowymi;
101) prowadzenie działań w celu zabezpieczenia zabytków, współpraca z Wojewódzkim Konserwatorem Zabytków;
102) pomoc w opracowywaniu materiałów promocyjno-informacyjnych oraz przygotowywaniu wystaw i wydarzeń kulturalnych;
103) realizacja zadań z zakresu ochrony przeciwpożarowej, w tym:
a) współpraca z jednostkami ochotniczych straży pożarnych w zakresie wyposażenia, utrzymania, wyszkolenia i zapewnienia gotowości bojowej jednostek OSP,
b) współpraca z jednostkami ochotniczych straży pożarnych w zakresie gospodarowania sprzętem, urządzeniami pożarniczymi i pojazdami stanowiącymi wyposażenie tych jednostek,
c) obsługa kancelaryjna i techniczna Zarządu Oddziału Gminnego Związku Ochotniczych Straży Pożarnych RP w Żyrzynie,
d) współpraca z Komendantem Gminnym Ochotniczych Straży Pożarnych,
e) przygotowywanie projektu budżetu przeznaczonego na utrzymanie jednostek ochotniczych straży pożarnych i realizacji zadań z zakresu ochrony przeciwpożarowej,
f) przygotowywanie umów dla kierowców zatrudnionych do obsługi samochodów strażackich,
g) przygotowywanie propozycji w zakresie wysokości ryczałtów dla Komendanta Gminnego i kierowców,
h) rozliczanie kierowców z paliwa przeznaczonego dla samochodów strażackich, przeprowadzenie inwentaryzacji stanu paliwa na koniec roku budżetowego dla samochodów strażackich
i) organizowanie przeprowadzenia badań lekarskich oraz ubezpieczenie członków ochotniczych straży pożarnych od następstw wypadków podczas wykonywania zadań statutowych
j) koordynowanie zadań z zakresu remontów i napraw sprzętu pożarniczego, zakup części zamiennych i sprzętu pożarniczego,
k) organizowanie gminnych zawodów sportowo-pożarniczych dla jednostek ochotniczych straży pożarnych i młodzieżowych drużyn,
104) obsługa fotograficzna wydarzeń promocyjnych, informacyjnych, kulturalnych i sportowych realizowanych przez Gminę;
105) obsługa kancelaryjna i organizacyjno-techniczna Komisji Rolnictwa, Ochrony Środowiska i Porządku Publicznego Rady Gminy;
106) opracowywanie i wykonywanie innych zadań wynikających z przepisów szczególnych.

§ 25.

Do zadań stanowiska do spraw obsługi sekretariatu i stanowiska pracy ds. organizacyjno-administracyjnych, które podlega Sekretarzowi Gminy, należy w szczególności:

1) obsługa sekretariatu Urzędu;
2) udzielanie informacji o kompetencjach organów i instytucji gminnych;
3) organizowanie przyjęć interesantów w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej, w tym: w ramach skarg i wniosków, listów i interwencji wpływających do Urzędu;
4) rejestracja korespondencji, w tym także rejestru przychodzących i wysyłanych faksów;
5) prowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów;
6) udostępnianie informacji o stanie załatwienia sprawy w Urzędzie;
7) prowadzenie rejestru wniosków o udostępnienie informacji publicznej;
8) prowadzenie rejestru skarg i wniosków oraz czuwanie nad terminowością ich załatwienia;
9) prowadzenie rejestru upoważnień i pełnomocnictw;
10) rozdzielanie korespondencji i jej wysyłanie;
11) prenumerata czasopism;
12) wykonywanie czynności usługowych związanych z funkcją reprezentacyjną Urzędu i Wójta;
13) prowadzenie spraw wynikających z przepisów bhp;
14) prowadzenie spraw wynikających z obowiązku zabezpieczenia przeciwpożarowego budynku Urzędu;
15) zaopatrywanie Urzędu w pieczęcie, ich kasowanie oraz prowadzenie rejestru pieczęci;
16) współpraca w zakresie przygotowania i przeprowadzenia wyborów do Parlamentu Europejskiego, wyborów Prezydenta RP, wyborów do Sejmu i Senatu, wyborów do organów samorządu terytorialnego (Sejmik Samorządowy, Powiat, Rada Gminy i Wójt), wyborów samorządu mieszkańców, referendów i konsultacji społecznych oraz wyborów do Izb Rolniczych;
17) przygotowywanie wyborów ławników do sądu rejonowego;
18) zakup i gospodarowanie środkami czystości na potrzeby Urzędu;
19) obsługa organizacyjno-techniczna spraw socjalnych pracowników Urzędu;
20) prowadzenie prac związanych z rozliczeniem godzin przepracowanych na rzecz Gminy przez skazanych wyrokiem sądu;
21) utrzymanie w należytym stanie (aktualizacja informacji) tablic informacyjnych;
22) nadzór nad monitorowaniem budynku Urzędu oraz centralą telefoniczną Urzędu i aparatami abonenckimi stacjonarnymi i komórkowymi w Urzędzie (rozlicznie kosztów);
23) zaopatrywanie Urzędu w niezbędny sprzęt i wyposażenie, w tym materiały biurowe i kancelaryjne;
24) prowadzenie gospodarki drukami i formularzami;
25) prowadzenie księgi inwentarzowej Urzędu;
26) nadzór nad kserokopiarką i kserowanie dokumentów;
27) protokołowanie spotkań i zebrań organizowanych prze Wójta, Zastępcę Wójta i Sekretarza Gminy;
28) obsługa kancelaryjna i organizacyjno-techniczna Komisji Budżetowej, Działalności Gospodarczej i Mienia Komunalnego Rady Gminy;
29) prowadzenie archiwum zakładowego w systemie tradycyjnym i biblioteki urzędowej;
30) sprawowanie funkcji koordynatora czynności kancelaryjnych;
31) pomoc w przygotowywaniu wystaw i wydarzeń kulturalnych;
32) opracowywanie i wykonywanie innych zadań wynikających z przepisów szczególnych.

§ 26.

Do zadań stanowiska ds. obsługi organów gminy i działalności gospodarczej, które podlega Sekretarzowi Gminy należy w szczególności:

1) przygotowywanie we współpracy z właściwymi merytorycznie Referatami i samodzielnymi stanowiskami pracy materiałów dotyczących projektów uchwał Rady i jej Komisji oraz innych materiałów na posiedzenia i obrady tych organów;
2) przekazywanie – za pośrednictwem Sekretariatu – korespondencji do i od Rady, jej Komisji oraz poszczególnych radnych;
3) przygotowywanie materiałów do projektów planów pracy Rady i jej Komisji;
4) podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzaniem sesji oraz posiedzeń Rady i jej Komisji;
5) protokołowanie sesji;
6) obsługa kancelaryjna oraz organizacyjno-techniczna Komisji Rewizyjnej;
7) prowadzenie rejestru wniosków, zapytań i interpelacji składanych przez radnych;
8) prowadzenie ewidencji wniosków poszczególnych Komisji;
9) organizowanie szkoleń radnych;
10) udostępnianie do wglądu (zapoznania się) protokołów z posiedzeń organów Gminy (Rady Gminy i Komisji Rewizyjnej);
11) przygotowanie od strony kancelaryjno-biurowej zebrań wiejskich;
12) realizacja zadań wynikających z ustawy o działalności gospodarczej przypisanych organom gminy (wprowadzanie wniosków przedsiębiorców o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej – CEIDG);
13) prowadzenie postępowań w sprawach wydawania i cofania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych;
14) prowadzenie ewidencji wydawanych zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych i naliczanie opłat za zezwolenia;
15) ustalanie propozycji w zakresie dni i godzin otwierania oraz zamykania placówek handlu detalicznego, zakładów usługowych dla ludności i zakładów gastronomicznych;
16) pomoc w przygotowaniu i udział w wydarzeniach promocyjnych, informacyjnych i kulturalnych realizowanych przez Gminę;
17) opracowywanie i wykonywanie innych zadań wynikających z przepisów szczególnych.

§ 27.

Do zadań stanowiska ds. rozliczania akcyzy, które podlega: Sekretarzowi Gminy i Skarbnikowi Gminy (w zakresie pkt. 1, 2 i 3) należy w szczególności:

1) prowadzenie postępowań w sprawach zwrotu podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej;
2) podejmowanie czynności zmierzających do egzekucji administracyjnej świadczeń pieniężnych oraz prowadzenie windykacji należności z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi;
3) prowadzenie ewidencji i aktualizacji tytułów wykonawczych w zakresie opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi;
4) koordynacja działalności Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych oraz obsługa organizacyjno-techniczna pracy tej Komisji, udzielanie informacji oraz pomoc w zakresie podejmowania leczenia odwykowego;
5) przygotowywanie materiałów, sprawozdań i analiz dotyczących profilaktyki i rozwiązywania problemów uzależnień na użytek Wójta, Rady Gminy i Komisji Rady;
6) koordynowanie zadań związanych z pomocą na rzecz organizacji, instytucji i placówek oświatowych w zakresie przeciwdziałania patologiom;
7) współpraca z jednostkami organizacyjnymi gminy i organizacjami pozarządowymi w zakresie profilaktyki patologii społecznych;
8) przygotowywanie i przeprowadzanie otwartych konkursów ofert na realizację zadań kierowanych do organizacji o charakterze pożytku publicznego i rozliczanie ich;
9) obsługa fotograficzna wydarzeń promocyjnych, informacyjnych, kulturalnych oraz sportowych realizowanych przez Gminę;
10) opracowywanie i wykonywanie innych zadań wynikających z przepisów szczególnych.

Rozdział VII
Zasady podpisywania pism i decyzji

§ 28.

1. Wójt podpisuje:
1) zarządzenia i akty normatywne;
2) pisma związane z reprezentowaniem Gminy na zewnątrz;
3) decyzje z zakresu administracji publicznej;
4) pełnomocnictwa do działania w jego imieniu;
5) pisma zawierające oświadczenia woli Urzędu jako pracodawcy, w tym także zakresy czynności dla pracowników Urzędu;
6) odpowiedzi na interpelacje, wnioski i zapytania radnych;
7) pisma zawierające odpowiedzi na postulaty mieszkańców;
8) inne pisma, jeśli ich podpisywanie wynika z przepisów szczególnych lub jeśli ich podpisywanie Wójt zastrzegł dla siebie;
2. W razie nieobecności Wójta akty normatywne i wszystkie inne dokumenty podpisuje Zastępca Wójta.

§ 29.

Zastępca Wójta upoważniony jest do podpisywania wszystkich dokumentów i wydawania decyzji administracyjnych wchodzących w zakres działania Urzędu (z wyłączeniem spraw o których mowa w § 28 ust. 1 pkt. 2, 4, 5 i 8) oraz do podpisywania czeków gotówkowych i przelewów bankowych.

§ 30.

Sekretarz Gminy upoważniony jest do podpisywania wszystkich dokumentów i wydawania decyzji administracyjnych wchodzących w zakres działania Urzędu (z wyłączeniem spraw o których mowa w § 28 ust. 1 pkt. 2, 4, 5 i 8) oraz do podpisywania czeków gotówkowych i przelewów bankowych.

§ 31.

Skarbnik Gminy upoważniony jest do podpisywania spraw i decyzji z zakresu jego działania, a także decyzji dotyczących zwrotu podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej.

§ 32.

Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego oraz Kierownicy Referatów i wyznaczeni przez Wójta pracownicy Urzędu upoważnieni są do podpisywania spraw i decyzji z zakresu ich działania.

§ 33.

1. Pracownicy zatrudnieni na samodzielnych stanowiskach pracy nie są upoważnieni do podpisywania pism za wyjątkiem stanowisk, które posiadają ustawowe uprawnienia w tym względzie (Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych).
2. Pisma z zakresu działania samodzielnych stanowisk pracy, podpisują pracownicy Urzędu, którym te stanowiska podlegają.

§ 34.

Pracownicy przygotowujący projekty pism, w tym decyzji administracyjnych, parafują je swoim podpisem, umieszczonym na końcu tekstu projektu z lewej strony.

Rozdział VIII
Postanowienia końcowe

§ 35.

Zakres obowiązków i uprawnień pracowników samorządowych reguluje ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458 ze zmianami) oraz przepisy Kodeksu Pracy.

§ 36.

Regulacje wewnętrzne funkcjonowania i pracy Urzędu Gminy określone są w Regulaminie Pracy Urzędu.

§ 37.

Schemat organizacyjny Urzędu stanowiący załącznik do niniejszego regulaminu powinien być wywieszony w siedzibie Urzędu.

§ 38.

Zmiany regulaminu następują w trybie wymaganym dla jego wprowadzenia.

Back to top