| 1. |
Informacja podstawowa. |
| Zgodnie z Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych wydanym przez Parlament Europejski i Radę (UE) w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchyleniem dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) z dnia 27 kwietnia 2016 r. należy zapoznać się z informacjami zamieszczonymi w niniejszej Klauzuli, w której informujemy o sposobach, jakie dane osobowe są wykorzystywane, a także o prawach osób fizycznych związanych ze zbieraniem i wykorzystywaniem takich danych. |
| Jeśli macie Państwo jakiekolwiek pytania lub uwagi, prosimy o kontakt z Inspektorem Ochrony Danych: |
| 1) |
listownie na adres: Weyer Polska Sp. z o.o., ul. Zielona 19, 24-100 Puławy; |
| 2) |
e-mail: iodo@weyer-group.com |
| 2. |
Zakres Informacji. |
| W niniejszej klauzuli informujemy o wszelkich formach wykorzystywania danych osobowych w odniesieniu do osób fizycznych będących: |
| 1) |
dostawcami lub wykonawcami Urzędu Gminy; |
| 2) |
podwykonawcami dostawców lub wykonawców Urzędu Gminy; |
| 3) |
wspólnikami, pracownikami, przedstawicielami ustawowymi, pełnomocnikami, reprezentantami dostawców, wykonawców lub ich podwykonawców; |
| 4) |
innymi osobami, których dane przetwarzamy w celach wystawienia lub realizacji faktur w ramach współpracy z dostawcami lub wykonawcami (zwanymi dalej łącznie „Państwo” lub „Wykonawcy”). |
| 3. |
Rodzaje Przetwarzanych Danych Osobowych. |
| 3.1. |
Dane podawane przez Wykonawców. |
| W związku ze współpracą pomiędzy Państwem a Urzędem Gminy Żyrzyn, mogącą polegać w szczególności na świadczeniu przez Państwa lub organizację przez Państwa reprezentowaną usług, a także współpracy przez podmioty pośredniczące, możemy przetwarzać podane przez Państwa dane osobowe, takie jak: |
| 1) |
imię i nazwisko, firma, adres prowadzenia działalności gospodarczej oraz adresy korespondencyjne; |
| 2) |
numery posiadane we właściwych rejestrach (np. numer NIP lub REGON, numer PESEL); |
| 3) |
dane kontaktowe, takie jak adres e-mail lub numer telefonu lub faksu; |
| 4) |
stanowisko zajmowane przez Państwa w ramach Państwa organizacji lub pełnioną funkcję; |
| 5) |
posiadane doświadczenie lub uprawnienia; |
| 6) |
numer rachunku bankowego. |
| W przypadku zawierania umowy pomiędzy Państwem a Urzędem Gminy Żyrzyn, podanie danych określonych powyżej jest dobrowolne, lecz niezbędne dla celów zawarcia umowy oraz obsługi współpracy pomiędzy Państwem oraz Urzędem Gminy Żyrzyn. |
| Konsekwencją niepodania danych jest brak możliwości wykonania powyższych działań przez Urząd Gminy Żyrzyn (przykładowo, niepodanie danych może wiązać się z brakiem możliwości realizacji faktury). |
| 3.2. |
Dane zbierane z innych źródeł. |
| Możemy pozyskiwać Państwa dane osobowe z publicznie dostępnych źródeł, takich jak rejestry przedsiębiorców CEIDG lub KRS w celu weryfikacji podanych przez Państwa informacji. Zakres przetwarzanych danych będzie w takim przypadku ograniczony do danych dostępnych publicznie w odpowiednich rejestrach. |
| Możemy również pozyskiwać Państwa dane osobowe od podmiotów, w których są Państwo zatrudnieni, lub którego są Państwo reprezentantami. Zakres przetwarzanych danych obejmie w takim przypadku informacje konieczne do obsługi współpracy oraz kontaktu z Wykonawcą, np. informacje o ustaniu Państwa zatrudnienia u danego podmiotu lub zmianie danych kontaktowych. |
| Możemy pozyskiwać także dane osobowe podwykonawców Wykonawców od Wykonawców, którzy dostarczyli Urzędowi Gminy Żyrzyn takie dane w ramach współpracy pomiędzy Wykonawcą a Urzędem Gminy Żyrzyn. |
| 4. |
Podstawy prawne, cele i okresy przetwarzania danych. |
| 4.1. |
Podstawy prawne przetwarzania danych. |
| Przetwarzamy dane osobowe tylko wtedy, gdy: |
| 1) |
przetwarzanie jest niezbędne do wypełniania zobowiązań umownych wobec Państwa, jeżeli są lub będą Państwo stroną umowy zawartej z Gminą Żyrzyn lub do podjęcia określonych czynności przed zawarciem umowy, np. przygotowania projektu umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); |
| 2) |
przetwarzanie jest konieczne w celu wywiązania się z naszych obowiązków prawnych lub wprost nakazuje nam to przepis prawa (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – w zakresie danych osobowych zawartych w dokumentach podlegających archiwizacji na podstawie przepisów prawa; |
| 3) |
przetwarzanie jest niezbędne dla realizacji uzasadnionych interesów Gminy Żyrzyn lub strony trzeciej i nie wpływa nadmiernie na Państwa interesy ani podstawowe prawa i wolności (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Podczas przetwarzania danych osobowych na tej podstawie zawsze staramy się zachować równowagę między naszym uzasadnionym interesem a Państwa prywatnością. |
| Takimi uzasadnionymi interesami są: |
| a) |
umożliwienie Gminie Żyrzyn kontaktu z Wykonawcami oraz obsługi danej umowy, |
| b) |
przechowywanie dokumentacji dla celów wykazania spełnienia obowiązków wynikających z rozliczenia dofinansowania ze środków publicznych, |
| c) |
zapobieganie oszustwom oraz działalności przestępczej, |
| d) |
prowadzenie procesów audytu oraz działalności sprawozdawczej Gminy Żyrzyn, |
| e) |
ustalanie lub dochodzenie przez Gminę Żyrzyn roszczeń cywilnoprawnych od Wykonawców w ramach prowadzonej działalności, a także obrona przed takimi roszczeniami, |
| f) |
weryfikacja Wykonawców w publicznych rejestrach. |
| 4.2. |
Okresy przetwarzania danych ustalone dla poszczególnych celów. |
| Dane osobowe są przetwarzane jedynie w określonym celu i w zakresie koniecznym dla jego osiągnięcia oraz tak długo, jak jest to niezbędne. |
| W celu wypełnienia zobowiązań umowy okres przetwarzania będzie równy okresowi trwania umowy pomiędzy Wykonawcą a Urzędem Gminy Żyrzyn. |
| Przechowywanie dokumentacji dla celów wykazania spełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności ustawy prawo zamówieniach publicznych ustawy o rachunkowości i ustawy – Ordynacja podatkowa, okres wskazany we właściwych przepisach prawa – co do zasady są to okresy 5-letnie. |
| Niezależnie od powyższego, Państwa dane mogą być przetwarzane przez Spółki: |
| 1) |
dla celów ustalania lub dochodzenia przez Gminę Żyrzyn roszczeń cywilnoprawnych w ramach prowadzonej działalności, a także obrony przed takimi roszczeniami – przez odpowiednie okresy przedawnienia takich roszczeń, tj. co do zasady nie dłużej niż przez 10 lat od zajścia zdarzenia skutkującego powstaniem roszczenia oraz |
| 2) |
w celach wykazania spełnienia obowiązków wynikających z rozliczenia dofinansowania ze środków publicznych – przez odpowiednie okresy wskazane w umowach oraz we właściwych przepisach regulujących udzielanie dofinansowania – co do zasady są to okresy 5-letnie. |
| 5. |
Przekazywanie Danych Osobowych Innym Odbiorcom. |
| Innymi odbiorcami oraz administratorami danych osobowych mogą być między innymi: |
| 1) |
podmioty ubezpieczające transakcje z wydłużonym terminem płatności; |
| 2) |
dostawcy usług kurierskich lub pocztowych; |
| 3) |
podmioty prowadzące działalność doradczą, podmioty prowadzące działalność audytorską oraz kancelarie prawne. |
| Tego typu podmioty nie decydują samodzielnie o tym, w jaki sposób przetwarzać Państwa dane osobowe. |
| Przetwarzanie przez nie danych osobowych ma miejsce tylko w zakresie, w jakim jest to niezbędne dla prowadzenia działalności Urzędu Gminy i nie będzie wykraczać poza zakres celów wskazanych w pkt 4. Urząd Gminy ma kontrolę nad działaniem takich podmiotów za pomocą odpowiednich zapisów umownych chroniących Państwa prywatność. |
| 6. |
Prawa przysługujące wykonawcom i korzystanie z nich. |
| 6.1. |
Przysługujące prawa. |
| Każda osoba ma prawo dostępu do swoich danych osobowych przetwarzanych przez Urząd Gminy Żyrzyn. Jeśli uważają Państwo, że jakiekolwiek informacje dotyczące Państwa osoby są nieprawidłowe lub niekompletne, prosimy złożyć wniosek o ich sprostowanie w sposób określony w punkcie 6.2 poniżej. Urząd Gminy niezwłocznie skoryguje takie informacje. |
| Ponadto, mają Państwo prawo do: |
| 1) |
żądania ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa między innymi w art. 18 ust. 2 RODO; |
| 2) |
wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznają Państwo, że przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy RODO. |
| Nie przysługuje Państwu prawo do: |
| 1) |
usunięcia danych osobowych zgodnie z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO; |
| 2) |
przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO; |
| 3) |
sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO. |
| Urząd Gminy Żyrzyn będzie weryfikować Państwa prośby, żądania lub sprzeciw zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych. Należy jednak pamiętać, że prawa te nie mają charakteru bezwzględnego; przepisy przewidują wyjątki od ich stosowania. |
| W odpowiedzi na Państwa żądanie Urząd Gminy Żyrzyn może poprosić o zweryfikowanie Państwa tożsamości lub podanie informacji, które pomogą lepiej zrozumieć sytuację. Urząd Gminy Żyrzyn dołoży wszelkich starań, aby wyjaśnić Państwu swoją decyzję, jeśli Państwa żądania nie zostaną spełnione. |
| 6.2. |
Korzystanie z przysługujących Państwu praw. |
| Aby skorzystać z powyższych uprawnień, prosimy wysłać wiadomość za pomocą poczty elektronicznej na adres iodo@weyer-polska.com lub wysłać zgłoszenie w formie pisemnej pod adres: |
| Weyer Polska Sp. z o.o., ul. Zielona 19, 24-100 Puławy |
| z dopiskiem – „Ochrona danych – Wykonawcy”. |
| 7. |
Aktualizacje klauzuli informacyjnej. |
| Niniejsza klauzula została zaktualizowana w dniu 5 sierpnia 2018 roku i może podlegać dalszym zmianom. Jeżeli będzie to wymagane prawem, wszelkie informacje dotyczące przyszłych zmian lub uzupełnień w przetwarzaniu danych osobowych opisanym w niniejszej klauzuli, które mogą dotyczyć Państwa osoby, zostaną Państwu przekazane za pośrednictwem odpowiedniej formy komunikacji zazwyczaj używanej przez Urząd Gminy Żyrzyn w kontaktach z wykonawcami. |
