RODO – informacja dla oferentów

1. Informacja podstawowa.
Zgodnie z Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych wydanym przez Parlament Europejski i Radę (UE) w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchyleniem dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) z dnia 27 kwietnia 2016 r. należy zapoznać się z informacjami zamieszczonymi w niniejszej Klauzuli, w której informujemy o sposobach, jakie dane osobowe są wykorzystywane, a także o prawach osób fizycznych związanych ze zbieraniem i wykorzystywaniem takich danych.
Jeśli macie Państwo jakiekolwiek pytania lub uwagi, prosimy o kontakt z Inspektorem Ochrony Danych:
1) listownie na adres: Weyer Polska Sp. z o.o., ul. Zielona 19, 24-100 Puławy;
2) e-mail: iodo@weyer-group.com
2. Zakres Informacji.
W niniejszej klauzuli informujemy o wszelkich formach wykorzystywania danych osobowych w odniesieniu do osób składających oferty, a także:
1) osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, ubiegających się o dopuszczenie do udziału w Postępowaniu;
2) pracowników, współpracowników, przedstawicieli, pełnomocników, podwykonawców lub reprezentantów podmiotów innych niż osoby fizyczne, ubiegających się o dopuszczenie do udziału w Postępowaniu lub będącymi podwykonawcami takich podmiotów;
3) innych osób, których dane przetwarzamy w celach weryfikacji złożonych ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w Postępowaniu (zwanych dalej łącznie „Państwo” lub „Oferenci”).
3. Rodzaje Przetwarzanych Danych Osobowych.
3.1. Dane podawane przez Oferentów.
W związku z prowadzeniem Postępowania możemy przetwarzać podane przez Państwa dane osobowe, takie jak:
1) imię i nazwisko, firma, adres prowadzenia działalności gospodarczej oraz adresy korespondencyjne;
2) numery posiadane we właściwych rejestrach (np. numer NIP lub REGON, numer PESEL);
3) dane kontaktowe, takie jak adres e-mail lub numer telefonu lub faksu;
4) stanowisko zajmowane przez Państwa w ramach Państwa organizacji lub pełnioną funkcję;
5) posiadane doświadczenie lub uprawnienia;
6) inne dane zawarte w oświadczeniach Oferenta lub referencjach przedstawianych w danym Postępowaniu, w tym w szczególności specyficzne numery identyfikacyjne niebędące numerami nadawanymi powszechnie (np. numer legitymacji służbowej lub zawodowej, numer rachunku bankowego, tytuł zawodowy, wykształcenie).
Podanie danych określonych powyżej jest dobrowolne, lecz niezbędne dla celów prowadzenia Postępowania oraz innych działań prowadzących do zawarcia umowy pomiędzy Oferentem a Gminą Żyrzyn. W przypadku, gdy Postępowanie nie prowadzi do zawarcia przez Państwa umowy bezpośrednio z Urzędem Gminy Żyrzyn, podanie danych osobowych może być Państwa obowiązkiem służbowym lub może być niezbędne do zawarcia umowy pomiędzy Państwem a podmiotem trzecim (np. gdy są Państwo podwykonawcą Oferenta).
Konsekwencją niepodania danych jest brak możliwości uczestniczenia w Postępowaniu.
3.2. Dane zbierane z innych źródeł.
Możemy pozyskiwać Państwa dane osobowe z publicznie dostępnych źródeł, takich jak rejestry przedsiębiorców CEIDG lub KRS w celu weryfikacji podanych przez Państwa informacji. Zakres przetwarzanych danych będzie w takim przypadku ograniczony do danych dostępnych publicznie w odpowiednich rejestrach.
Możemy również pozyskiwać Państwa dane osobowe od podmiotów, w których są Państwo zatrudnieni, lub którego są Państwo reprezentantami. Zakres przetwarzanych danych obejmie w takim przypadku informacje konieczne do prowadzenia Postępowania oraz kontaktu z Oferentem, np. informacje o ustaniu Państwa zatrudnienia u danego podmiotu lub zmianie danych kontaktowych.
Możemy pozyskiwać także dane osobowe podwykonawców Oferentów od Oferentów, którzy dostarczyli Urzędowi Gminy Żyrzyn takie dane w ramach Postępowania.
4. Podstawy Prawne, Cele i Okresy Przetwarzania Danych.
4.1. Podstawy prawne przetwarzania danych.
Przetwarzamy dane osobowe tylko wtedy, gdy:
1) przetwarzanie jest niezbędne do wypełniania zobowiązań umownych wobec Państwa, jeżeli są lub będą Państwo stroną umowy zawartej z Gminą Żyrzyn (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
2) przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia czynności przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) – w zakresie danych osobowych osób prowadzących działalność gospodarczą, z którymi Gmina Żyrzyn może zawrzeć umowę;
3) przetwarzanie jest konieczne w celu wywiązania się z naszych obowiązków prawnych lub wprost nakazuje nam to przepis prawa (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – w zakresie danych osobowych zawartych w dokumentach podlegających archiwizacji na podstawie przepisów prawa;
4) przetwarzanie jest niezbędne dla realizacji uzasadnionych interesów Gminy Żyrzyn lub strony trzeciej i nie wpływa nadmiernie na Państwa interesy ani podstawowe prawa i wolności (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Podczas przetwarzania danych osobowych na tej podstawie zawsze staramy się zachować równowagę między naszym uzasadnionym interesem a Państwa prywatnością.
Takimi uzasadnionymi interesami są:
a) weryfikacja złożonych ofert oraz wniosków o dopuszczenie do udziału w Postępowaniu,
b) umożliwienie Gminie Żyrzyn kontaktu z Oferentami,
c) weryfikacja potencjału i doświadczenia Oferenta i możliwości wykorzystania informacji w innych Postępowaniach (tworzenie bazy dostawców) prowadzonych przez Gminą Żyrzyn,
d) przechowywanie dokumentacji dla celów wykazania spełnienia obowiązków wynikających z rozliczenia dofinansowania ze środków publicznych,
e) zapobieganie oszustwom oraz działalności przestępczej,
f) prowadzenie procesów audytu oraz działalności sprawozdawczej Gminy Żyrzyn,
g) ustalanie lub dochodzenie przez Gminę Żyrzyn roszczeń cywilnoprawnych w ramach prowadzonej działalności, a także obrona przed takimi roszczeniami,
h) weryfikacja Oferentów w publicznych rejestrach.
4.2. Okresy przetwarzania danych ustalone dla poszczególnych celów.
Dane osobowe są przetwarzane jedynie w określonym celu i w zakresie koniecznym dla jego osiągnięcia oraz tak długo, jak jest to niezbędne.
Przechowywanie dokumentacji dla celów wykazania spełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności ustawy prawo zamówieniach publicznych ustawy o rachunkowości i ustawy – Ordynacja podatkowa, okres wskazany we właściwych przepisach prawa – co do zasady są to okresy 5-letnie.
Niezależnie od powyższego, Państwa dane mogą być przetwarzane przez Spółki:
1) dla celów ustalania lub dochodzenia przez Gminę Żyrzyn roszczeń cywilnoprawnych w ramach prowadzonej działalności, a także obrony przed takimi roszczeniami – przez odpowiednie okresy przedawnienia takich roszczeń, tj. co do zasady nie dłużej niż przez 10 lat od zajścia zdarzenia skutkującego powstaniem roszczenia oraz
2) w celach wykazania spełnienia obowiązków wynikających z rozliczenia dofinansowania ze środków publicznych – przez odpowiednie okresy wskazane w umowach oraz we właściwych przepisach regulujących udzielanie dofinansowania – co do zasady są to okresy 5-letnie.
5. Przekazywanie Danych Osobowych Innym Odbiorcom.
Innymi odbiorcami danych osobowych mogą być między innymi: dostawcy usług kurierskich lub pocztowych oraz podmioty prowadzące działalność doradczą, podmioty prowadzące działalność audytorską oraz kancelarie prawne.
Przetwarzanie przez nie danych osobowych ma miejsce tylko w zakresie, w jakim jest to niezbędne dla prowadzenia działalności Urzędu Gminy i nie będzie wykraczać poza zakres celów wskazanych w pkt 4. Urząd Gminy ma kontrolę nad działaniem takich podmiotów za pomocą odpowiednich zapisów umownych chroniących Państwa prywatność.
6. Prawa Przysługujące Oferentom i korzystanie z nich.
6.1. Przysługujące prawa.
Każda osoba ma prawo dostępu do swoich danych osobowych przetwarzanych przez Urząd Gminy Żyrzyn. Jeśli uważają Państwo, że jakiekolwiek informacje dotyczące Państwa osoby są nieprawidłowe lub niekompletne, prosimy złożyć wniosek o ich sprostowanie w sposób określony w punkcie 6.2 poniżej. Urząd Gminy niezwłocznie skoryguje takie informacje.
Ponadto, mają Państwo prawo do:
1) żądania ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa między innymi w art. 18 ust. 2 RODO;
2) wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznają Państwo, że przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy RODO.
Nie przysługuje Państwu prawo do:
1) usunięcia danych osobowych zgodnie z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO;
2) przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
3) sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Urząd Gminy Żyrzyn będzie weryfikować Państwa prośby, żądania lub sprzeciw zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych. Należy jednak pamiętać, że prawa te nie mają charakteru bezwzględnego; przepisy przewidują wyjątki od ich stosowania.
W odpowiedzi na Państwa żądanie Urząd Gminy Żyrzyn może poprosić o zweryfikowanie Państwa tożsamości lub podanie informacji, które pomogą lepiej zrozumieć sytuację. Urząd Gminy Żyrzyn dołoży wszelkich starań, aby wyjaśnić Państwu swoją decyzję, jeśli Państwa żądania nie zostaną spełnione.
6.2. Korzystanie z przysługujących Państwu praw.
Aby skorzystać z powyższych uprawnień, prosimy wysłać wiadomość za pomocą poczty elektronicznej na adres iodo@weyer-polska.com lub wysłać zgłoszenie w formie pisemnej pod adres:
Weyer Polska Sp. z o.o., ul. Zielona 19, 24-100 Puławy
z dopiskiem – „Ochrona danych – Oferenci”.
7. Aktualizacje klauzuli informacyjnej.
Niniejsza klauzula została zaktualizowana w dniu 5 sierpnia 2018 roku i może podlegać dalszym zmianom. Jeżeli będzie to wymagane prawem, wszelkie informacje dotyczące przyszłych zmian lub uzupełnień w przetwarzaniu danych osobowych opisanym w niniejszej klauzuli, które mogą dotyczyć Państwa osoby, zostaną Państwu przekazane za pośrednictwem odpowiedniej formy komunikacji zazwyczaj używanej przez Urząd Gminy Żyrzyn w kontaktach z Oferentami.
 
Oświadczenie Oferenta.
Niniejszym oświadczam, iż:
1) zapoznałem się z klauzulą informacyjną dla Oferentów;
2) zobowiązuję się niezwłocznie udostępnić treść klauzuli informacyjnej wszystkim osobom, których dane osobowe przekazuję Urzędowi Gminy Żyrzyn w oparciu o postanowienia niniejszej klauzuli.
Back to top