1. |
Informacja podstawowa. |
Zgodnie z Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych wydanym przez Parlament Europejski i Radę (UE) w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchyleniem dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) z dnia 27 kwietnia 2016 r. należy zapoznać się z informacjami zamieszczonymi w niniejszej Klauzuli, w której informujemy o sposobach, jakie dane osobowe są wykorzystywane, a także o prawach osób fizycznych związanych ze zbieraniem i wykorzystywaniem takich danych. |
Jeśli macie Państwo jakiekolwiek pytania lub uwagi, prosimy o kontakt z Inspektorem Ochrony Danych: |
1) |
listownie na adres: Weyer Polska Sp. z o.o., ul. Zielona 19, 24-100 Puławy; |
2) |
e-mail: iodo@weyer-group.com |
2. |
Zakres Informacji. |
W niniejszej klauzuli informujemy o wszelkich formach wykorzystywania danych osobowych w odniesieniu do osób składających oferty, a także: |
1) |
osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, ubiegających się o dopuszczenie do udziału w Postępowaniu; |
2) |
pracowników, współpracowników, przedstawicieli, pełnomocników, podwykonawców lub reprezentantów podmiotów innych niż osoby fizyczne, ubiegających się o dopuszczenie do udziału w Postępowaniu lub będącymi podwykonawcami takich podmiotów; |
3) |
innych osób, których dane przetwarzamy w celach weryfikacji złożonych ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w Postępowaniu (zwanych dalej łącznie „Państwo” lub „Oferenci”). |
3. |
Rodzaje Przetwarzanych Danych Osobowych. |
3.1. |
Dane podawane przez Oferentów. |
W związku z prowadzeniem Postępowania możemy przetwarzać podane przez Państwa dane osobowe, takie jak: |
1) |
imię i nazwisko, firma, adres prowadzenia działalności gospodarczej oraz adresy korespondencyjne; |
2) |
numery posiadane we właściwych rejestrach (np. numer NIP lub REGON, numer PESEL); |
3) |
dane kontaktowe, takie jak adres e-mail lub numer telefonu lub faksu; |
4) |
stanowisko zajmowane przez Państwa w ramach Państwa organizacji lub pełnioną funkcję; |
5) |
posiadane doświadczenie lub uprawnienia; |
6) |
inne dane zawarte w oświadczeniach Oferenta lub referencjach przedstawianych w danym Postępowaniu, w tym w szczególności specyficzne numery identyfikacyjne niebędące numerami nadawanymi powszechnie (np. numer legitymacji służbowej lub zawodowej, numer rachunku bankowego, tytuł zawodowy, wykształcenie). |
Podanie danych określonych powyżej jest dobrowolne, lecz niezbędne dla celów prowadzenia Postępowania oraz innych działań prowadzących do zawarcia umowy pomiędzy Oferentem a Gminą Żyrzyn. W przypadku, gdy Postępowanie nie prowadzi do zawarcia przez Państwa umowy bezpośrednio z Urzędem Gminy Żyrzyn, podanie danych osobowych może być Państwa obowiązkiem służbowym lub może być niezbędne do zawarcia umowy pomiędzy Państwem a podmiotem trzecim (np. gdy są Państwo podwykonawcą Oferenta). |
Konsekwencją niepodania danych jest brak możliwości uczestniczenia w Postępowaniu. |
3.2. |
Dane zbierane z innych źródeł. |
Możemy pozyskiwać Państwa dane osobowe z publicznie dostępnych źródeł, takich jak rejestry przedsiębiorców CEIDG lub KRS w celu weryfikacji podanych przez Państwa informacji. Zakres przetwarzanych danych będzie w takim przypadku ograniczony do danych dostępnych publicznie w odpowiednich rejestrach. |
Możemy również pozyskiwać Państwa dane osobowe od podmiotów, w których są Państwo zatrudnieni, lub którego są Państwo reprezentantami. Zakres przetwarzanych danych obejmie w takim przypadku informacje konieczne do prowadzenia Postępowania oraz kontaktu z Oferentem, np. informacje o ustaniu Państwa zatrudnienia u danego podmiotu lub zmianie danych kontaktowych. |
Możemy pozyskiwać także dane osobowe podwykonawców Oferentów od Oferentów, którzy dostarczyli Urzędowi Gminy Żyrzyn takie dane w ramach Postępowania. |
4. |
Podstawy Prawne, Cele i Okresy Przetwarzania Danych. |
4.1. |
Podstawy prawne przetwarzania danych. |
Przetwarzamy dane osobowe tylko wtedy, gdy: |
1) |
przetwarzanie jest niezbędne do wypełniania zobowiązań umownych wobec Państwa, jeżeli są lub będą Państwo stroną umowy zawartej z Gminą Żyrzyn (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); |
2) |
przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia czynności przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) – w zakresie danych osobowych osób prowadzących działalność gospodarczą, z którymi Gmina Żyrzyn może zawrzeć umowę; |
3) |
przetwarzanie jest konieczne w celu wywiązania się z naszych obowiązków prawnych lub wprost nakazuje nam to przepis prawa (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – w zakresie danych osobowych zawartych w dokumentach podlegających archiwizacji na podstawie przepisów prawa; |
4) |
przetwarzanie jest niezbędne dla realizacji uzasadnionych interesów Gminy Żyrzyn lub strony trzeciej i nie wpływa nadmiernie na Państwa interesy ani podstawowe prawa i wolności (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Podczas przetwarzania danych osobowych na tej podstawie zawsze staramy się zachować równowagę między naszym uzasadnionym interesem a Państwa prywatnością. |
Takimi uzasadnionymi interesami są: |
a) |
weryfikacja złożonych ofert oraz wniosków o dopuszczenie do udziału w Postępowaniu, |
b) |
umożliwienie Gminie Żyrzyn kontaktu z Oferentami, |
c) |
weryfikacja potencjału i doświadczenia Oferenta i możliwości wykorzystania informacji w innych Postępowaniach (tworzenie bazy dostawców) prowadzonych przez Gminą Żyrzyn, |
d) |
przechowywanie dokumentacji dla celów wykazania spełnienia obowiązków wynikających z rozliczenia dofinansowania ze środków publicznych, |
e) |
zapobieganie oszustwom oraz działalności przestępczej, |
f) |
prowadzenie procesów audytu oraz działalności sprawozdawczej Gminy Żyrzyn, |
g) |
ustalanie lub dochodzenie przez Gminę Żyrzyn roszczeń cywilnoprawnych w ramach prowadzonej działalności, a także obrona przed takimi roszczeniami, |
h) |
weryfikacja Oferentów w publicznych rejestrach. |
4.2. |
Okresy przetwarzania danych ustalone dla poszczególnych celów. |
Dane osobowe są przetwarzane jedynie w określonym celu i w zakresie koniecznym dla jego osiągnięcia oraz tak długo, jak jest to niezbędne. |
Przechowywanie dokumentacji dla celów wykazania spełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności ustawy prawo zamówieniach publicznych ustawy o rachunkowości i ustawy – Ordynacja podatkowa, okres wskazany we właściwych przepisach prawa – co do zasady są to okresy 5-letnie. |
Niezależnie od powyższego, Państwa dane mogą być przetwarzane przez Spółki: |
1) |
dla celów ustalania lub dochodzenia przez Gminę Żyrzyn roszczeń cywilnoprawnych w ramach prowadzonej działalności, a także obrony przed takimi roszczeniami – przez odpowiednie okresy przedawnienia takich roszczeń, tj. co do zasady nie dłużej niż przez 10 lat od zajścia zdarzenia skutkującego powstaniem roszczenia oraz |
2) |
w celach wykazania spełnienia obowiązków wynikających z rozliczenia dofinansowania ze środków publicznych – przez odpowiednie okresy wskazane w umowach oraz we właściwych przepisach regulujących udzielanie dofinansowania – co do zasady są to okresy 5-letnie. |
5. |
Przekazywanie Danych Osobowych Innym Odbiorcom. |
Innymi odbiorcami danych osobowych mogą być między innymi: dostawcy usług kurierskich lub pocztowych oraz podmioty prowadzące działalność doradczą, podmioty prowadzące działalność audytorską oraz kancelarie prawne. |
Przetwarzanie przez nie danych osobowych ma miejsce tylko w zakresie, w jakim jest to niezbędne dla prowadzenia działalności Urzędu Gminy i nie będzie wykraczać poza zakres celów wskazanych w pkt 4. Urząd Gminy ma kontrolę nad działaniem takich podmiotów za pomocą odpowiednich zapisów umownych chroniących Państwa prywatność. |
6. |
Prawa Przysługujące Oferentom i korzystanie z nich. |
6.1. |
Przysługujące prawa. |
Każda osoba ma prawo dostępu do swoich danych osobowych przetwarzanych przez Urząd Gminy Żyrzyn. Jeśli uważają Państwo, że jakiekolwiek informacje dotyczące Państwa osoby są nieprawidłowe lub niekompletne, prosimy złożyć wniosek o ich sprostowanie w sposób określony w punkcie 6.2 poniżej. Urząd Gminy niezwłocznie skoryguje takie informacje. |
Ponadto, mają Państwo prawo do: |
1) |
żądania ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa między innymi w art. 18 ust. 2 RODO; |
2) |
wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznają Państwo, że przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy RODO. |
Nie przysługuje Państwu prawo do: |
1) |
usunięcia danych osobowych zgodnie z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO; |
2) |
przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO; |
3) |
sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO. |
Urząd Gminy Żyrzyn będzie weryfikować Państwa prośby, żądania lub sprzeciw zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych. Należy jednak pamiętać, że prawa te nie mają charakteru bezwzględnego; przepisy przewidują wyjątki od ich stosowania. |
W odpowiedzi na Państwa żądanie Urząd Gminy Żyrzyn może poprosić o zweryfikowanie Państwa tożsamości lub podanie informacji, które pomogą lepiej zrozumieć sytuację. Urząd Gminy Żyrzyn dołoży wszelkich starań, aby wyjaśnić Państwu swoją decyzję, jeśli Państwa żądania nie zostaną spełnione. |
6.2. |
Korzystanie z przysługujących Państwu praw. |
Aby skorzystać z powyższych uprawnień, prosimy wysłać wiadomość za pomocą poczty elektronicznej na adres iodo@weyer-polska.com lub wysłać zgłoszenie w formie pisemnej pod adres: |
Weyer Polska Sp. z o.o., ul. Zielona 19, 24-100 Puławy |
z dopiskiem – „Ochrona danych – Oferenci”. |
7. |
Aktualizacje klauzuli informacyjnej. |
Niniejsza klauzula została zaktualizowana w dniu 5 sierpnia 2018 roku i może podlegać dalszym zmianom. Jeżeli będzie to wymagane prawem, wszelkie informacje dotyczące przyszłych zmian lub uzupełnień w przetwarzaniu danych osobowych opisanym w niniejszej klauzuli, które mogą dotyczyć Państwa osoby, zostaną Państwu przekazane za pośrednictwem odpowiedniej formy komunikacji zazwyczaj używanej przez Urząd Gminy Żyrzyn w kontaktach z Oferentami. |
|
Oświadczenie Oferenta. |
Niniejszym oświadczam, iż: |
1) |
zapoznałem się z klauzulą informacyjną dla Oferentów; |
2) |
zobowiązuję się niezwłocznie udostępnić treść klauzuli informacyjnej wszystkim osobom, których dane osobowe przekazuję Urzędowi Gminy Żyrzyn w oparciu o postanowienia niniejszej klauzuli. |